CAP Voyages

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    CAP (Voyages)

    CAP (Voyages)

    Fin 1998, sur une proposition de Fernand Reimeringer, le Conseil d’Administration de l’Association, présente un projet de rassemblement des adhérents venant de toute la France.  Ce projet consiste à créer un évènement périodique, dans un site donné, alliant des aspects ludiques, culturels et informatifs. En particulier un forum devrait permettre non seulement des échanges entre participants mais aussi avec des intervenants/experts extérieurs, sur des sujets concernant l'association (retraites, santé, vie sociale, etc...) Compte tenu du nombre de participants escompté ce projet exigeait une préparation longue et minutieuse. Un groupe de douze bénévoles l’a prise en charge, l’objectif de réalisation étant tous les deux à trois ans. Les « CAP 20..» étaient nés Les principales phases de préparation sont les suivantes :  Recherche de sites et consultation des adhérents (attractivité, sécurité, budget, transport, etc…)  Préparation du cahier des charges et soumission d’un appel d’offre aux agences de voyages susceptibles d’être des partenaires  Voyages de repérage (commodité hôtellerie, logistique, environnement culturel …)  Choix de la destination et de l’agence partenaire, détermination des rôles respectifs   Information des membres de l’association et lancement des modalités d’inscription (adhérents, famille et le cas échéant amis)  Organisation des transports avec l’agence (avions, autocars)  Préparation du Forum (Thèmes d’actualité concernant les retraites, la mutualité, la sécurité sociale, etc…, Choix d’intervenants extérieurs, Informations sur l’association etc…)  Rédaction de documents préparatoires pour les adhérents (vade-mecum, description d’excursions possibles, historiques, etc…)  Assistance au départ et à l’arrivée des avions, puis à l’hôtel et pendant le séjour.  Compte-rendu périodique et suivi budgétaire du projet.